Wat is Onkostenbeheer?
Onkostenbeheer is dé manier om alle zakelijke uitgaven bij te houden en je administratie te vergemakkelijken. Onkostenbeheer vind je in het menu links, onder Onkostenbeheer. Op de pagina Uitgaven zie je elke betaling die met een GoDutch-kaart is gedaan. Per uitgave zie je de datum, de status, de leverancier, de categorie, het bedrag en wie de betaling heeft gedaan. Zo houd je overzicht zonder losse bonnetjes of spreadsheets bij te hoeven houden.
Bonnetjes toevoegen
Je kunt op vier manieren een bonnetje aan een uitgave koppelen:
In de app op je computer: klik in de kolom Acties op de knop + naast de uitgave en kies een bestand. Je kunt een foto (JPG, PNG) of een PDF uploaden.
In de mobiele app: maak direct een foto van je bonnetje of upload een foto vanaf je telefoon.
Per e-mail: stuur je bonnetjes door naar je persoonlijke uitgaven-adres. Dit adres staat bovenaan de pagina Uitgaven, in de vorm [email protected].
Via de AI Expense Agent op WhatsApp: na een kaartbetaling vraagt de assistent je automatisch om het bonnetje. Je stuurt een foto terug en de uitgave is geregeld.
Welke manier je ook kiest: onze OCR-software leest het bonnetje uit en koppelt het automatisch aan de juiste uitgave. Je hoeft zelf niets te matchen. Uitgaven die nog een bonnetje of extra informatie nodig hebben, herken je aan de markering bij de datum. Met de belknop in de kolom Acties stuur je de betreffende gebruiker een herinnering.
Categoriseren, filteren en zoeken
Kies per uitgave een categorie in de kolom Categorie, bijvoorbeeld Software, Marketing of Office Supplies. Gebruik het zoekveld om snel een leverancier te vinden, of gebruik de filters bovenaan (Status, Bon, Informatie nodig, Gebruiker, Categorie en Datum) om precies de uitgaven te tonen die je zoekt.
Uitgaven exporteren
Klik rechtsboven op Exporteren en daarna op Nieuw om een overzicht te maken. Kies de periode en download het bestand als CSV. Eerder gemaakte exports blijven in dit venster staan, zodat je ze opnieuw kunt downloaden. Handig voor je boekhouding of je accountant.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit? Neem contact op via [email protected] en we helpen je graag verder.