Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) verklaring is een formeel document waarin de identiteit van de uiteindelijke belanghebbenden van een bedrijf of rechtspersoon wordt bekendgemaakt. De UBO is de persoon of groep personen die uiteindelijk meer dan 25% van de entiteit bezit of controleert, hetzij direct of indirect. Directe controle wordt uitgevoerd door de UBO persoonlijk, terwijl indirecte controle impliceert dat de UBO de entiteit controleert via eigendom van een andere entiteit, zoals een financiële holding.

De UBO-verklaring voor uw entiteit moet worden ingevuld door elke persoon die meer dan 25% van de entiteit controleert, ongeacht of ze directe of indirecte controle uitoefenen. Bij het invullen van een UBO-verklaring moeten de volgende velden worden ingevuld:

Dit onderdeel bevat de persoonlijke informatie van de UBO(‘s), waaronder de volgende velden:

Dit bevat gegevens om de entiteit te identificeren waarvoor de UBO-verklaring wordt afgegeven, waaronder de volgende velden:

Details over de eigendomsstructuur, waarin wordt weergegeven hoe de UBO controle uitoefent (bijv. via aandelen, stemrechten of andere middelen).

Als je wordt gevraagd om een UBO-verklaring te verstrekken, kun je het beste het UBO-formulier van de Nederlandse Kamer van Koophandel (KVK) gebruiken. Als je dit niet kunt vinden, kun je hier een formulier invullen en ondertekenen. Dit formulier kan online worden ingevuld, opgeslagen en (digitaal) ondertekend. Hierna kun je het uploaden in het documentenportaal via de web app.

Financiële instellingen zijn gebonden aan regels en voorschriften die hun activiteiten reguleren. Een UBO-verklaring is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke vereisten rondom het verzamelen van UBO-informatie onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), en om te voldoen aan de normen van de Financial Action Task Force (FATF).