Naar de hoofdinhoud

Je GoDutch account koppelen aan AFAS

Op deze pagina kun je vinden hoe je de boekhoudkoppeling tussen GoDutch en AFAS aanzet

Geschreven door Laurens

Door je GoDutch-account te koppelen aan je boekhoudsoftware, kun je je administratie eenvoudig afronden, omdat al je financiële mutaties in real-time zichtbaar zullen zijn in je boekhoudsoftware. Gebruik de onderstaande stappen om de integratie met de boekhoudsoftware van AFAS mogelijk te maken.

💡 Je kunt deze integratie zelf aanzetten (zie Optie A), of je kunt je boekhouder/controller als teamlid uitnodigen in je GoDutch-account en hen het hele proces laten uitvoeren (zie Optie B).

Optie A: doe het zelf

De koppeling met AFAS is technischer dan de meeste andere koppelingen. Je richt eerst een App connector in binnen AFAS (Stap 1 t/m 4) en gebruikt de daaruit verkregen gegevens vervolgens om de koppeling in je GoDutch-account tot stand te brengen (Stap 5).

Voordat je begint

Zorg dat je het volgende bij de hand hebt:

  • Een AFAS-login met volledige beheerdersrechten.

  • Het koppelbestand van GoDutch, gedownload en uitgepakt op je computer.

Stap 1: Maak een App connector aan in AFAS

  1. Ga naar de AFAS Online-login en log in met je AFAS-gegevens.
    ⚠️ Belangrijk: gebruik een Citrix-sessie (niet Citrix in de browser). Anders kun je de gegevens later niet kopiëren.

  2. Navigeer naar de pagina Algemeen en open App connector.

  3. Maak een nieuwe App connector aan en configureer deze zoals aangegeven in de documentatie van AFAS. [Screenshot: het aanmaken en configureren van de App connector]

Stap 2: Voeg de GetConnectors toe

  1. Gebruik de importfunctie om het koppelbestand van GoDutch toe te voegen.

  2. Sla het bestand lokaal op en pak het uit naar een map.

  3. Selecteer deze map op je computer en klik op Voltooien.

  4. Accepteer de waarschuwingsmelding. AFAS importeert nu de GetConnectors. Klik daarna op Volgende.

Stap 3: Voeg de UpdateConnectors toe

Gebruik de zoekbalk om de volgende UpdateConnectors te vinden en toe te voegen:

  • Inkooprelatie organisatie - KnPurchaseRelationOrg

  • Inkooprelatie persoon - KnPurchaseRealationPer

  • Verkooprelatie organisatie - KnSalesRelationOrg

  • Verkooprelatie persoon - KnSalesRelationPer

  • Financiële mutaties - FiEntries

  • Code verbijzondering - KnDimCode

Vink elke connector aan, klik op Voltooien en klik daarna op Nieuw om de volgende connector toe te voegen. Als alle UpdateConnectors zijn toegevoegd, klik je op Volgende en vervolgens op Voltooien.

⚠️ Belangrijk: zorg dat je alle GetConnectors en UpdateConnectors uit deze documentatie selecteert. Ook als een connector niet relevant lijkt voor jouw situatie, werkt de koppeling niet tenzij alle connectors zijn geactiveerd.

Stap 4: Sla je API-token op en stel de autorisatiefilter in

  1. AFAS toont na het instellen van de connectors een API-token. Sla dit veilig op; je hebt het nodig in Stap 5.

  2. Deze koppeling vereist de autorisatiefilter Algemeen - Administraties. Ga naar de autorisatietool en selecteer links de autorisatiegroep die automatisch is aangemaakt tijdens het instellen van de App connector. Open het tabblad Autorisatie, zoek de autorisatiefilters op en activeer de administratie(s) die je in de koppeling wilt gebruiken.

Stap 5: De integratie initiëren via je GoDutch-account

  1. Log in op je GoDutch-account.

  2. Navigeer naar Integraties en selecteer AFAS.

  3. Klik op 'Koppelen'.

  4. Vul de Company ID in. Dit is het organisatienummer van je AFAS-omgeving.
    ⚠️ Let op: het organisatienummer bestaat alleen uit cijfers. Bijvoorbeeld 36480, dus niet O36480AA. Je vindt dit nummer in de URL of rechtsboven in je AFAS-scherm.

  5. Plak het API-token dat je in Stap 4 hebt opgeslagen. Zorg dat je het token exact overneemt zoals opgeslagen.

  6. Configureer de volgende instellingen:

    • Standaard betaaltermijn: kies de standaard betaaltermijn voor het aanmaken van klanten en leveranciers.

    • Administratie-ID: kies de administratie waarmee je wilt koppelen. Wordt dit veld niet getoond, dan kun je het negeren.

    • Standaard verbijzonderingsas: kies de standaard verbijzonderingsas. Wordt dit veld niet getoond, dan kun je het negeren.

  7. Klik op 'Koppelen' om de connectie af te ronden.

De integratie staat nu aan! Vanaf nu zullen alle uitgevoerde bankmutaties zichtbaar zijn in je AFAS-administratie.

☝️ Let op: transacties van vóór het moment waarop de koppeling is gemaakt, worden niet automatisch weergegeven in je AFAS-administratie. Deze zul je moeten uploaden via een MT940-bestand. Neem contact op met je boekhouder voor hulp hierbij.

Optie B: Nodig je boekhouder/controller uit in je GoDutch-omgeving en laat hen het proces uitvoeren

  1. Log in op je GoDutch-account.

  2. Navigeer naar Gebruikers en klik op Nieuw.

  3. Vul de persoonsgegevens van het nieuwe teamlid in (dus die van je boekhouder).
    ​Belangrijk: het mobiele telefoonnummer wordt gebruikt voor KYC en identiteitsverificatie. We raden aan om het persoonlijke mobiele nummer van je boekhouder te gebruiken in plaats van een zakelijk nummer.

  4. Stel het gewenste machtigingsniveau in. 'Alleen bekijken'-rechten zijn voldoende voor je boekhouder om de koppeling te maken en rapporten te genereren.

  5. Voeg een adres toe voor dit teamlid. Dit mag een zakelijk adres zijn.

  6. Deel de uitnodigingslink met je boekhouder.

Voilà! Je boekhouder is nu uitgenodigd in je GoDutch-omgeving en kan koppelingen leggen met AFAS, bankafschriften downloaden en aangepaste rapporten maken wanneer nodig – zonder dat het jou extra tijd kost.

Hulp nodig?

Heb je problemen met het uitvoeren van bovenstaande stappen? Neem gerust contact met ons op via [email protected] – we helpen je graag verder!

Gerelateerde artikelen
Was dit een antwoord op uw vraag?