Door je GoDutch-account te koppelen aan je boekhoudsoftware, kun je je administratie eenvoudig afronden, omdat al je financiële mutaties in real-time zichtbaar zullen zijn in je boekhoudsoftware. Gebruik de onderstaande stappen om de integratie met de boekhoudsoftware van Exact Online mogelijk te maken.
💡 Je kunt deze integratie zelf aanzetten (zie Optie A), of je kunt je boekhouder/controller als teamlid uitnodigen in je GoDutch-account en hen het hele proces laten uitvoeren (zie Optie B). Voor deze laatste optie is een betaald abonnement nodig, maar het bespaart je een hoop tijd. Houd er rekening mee dat je volledige administratierechten nodig hebt, inclusief de mogelijkheid om bankboekingen aan te maken in je boekhoudsoftware, om de integratie op te zetten.
Wat wij aanbevelen:
Optie A → Als je niet samenwerkt met een boekhouder of accountant.
Optie B → Als je wel samenwerkt met een boekhouder of accountant.
Voorwaarden
Voordat je begint, zorg dat je het volgende geregeld hebt:
👤 Je hebt volledige administratierechten in GoDutch, inclusief de mogelijkheid om bankboekingen aan te maken.
🏦 Je kiest een tussenrekening als grootboekrekening, meestal 1020 Kruisposten. Je bankrekening staat bewust niet in de lijst, want daar kunnen bankmutaties niet op geboekt worden.
🔀 Transacties van vóór de koppeling komen niet automatisch binnen. Die voeg je toe met een MT940 of CAMT.053-bestand.
🔑 Je hebt toegang tot je Exact Online-account om de koppeling te autoriseren.
📊 Werk je met analytische assen (kostenplaatsen/kostendragers)? Controleer dan vooraf of deze zijn ingeschakeld in Exact Online. Ga naar het tabblad Financieel → Analyse & Resultaten om dit te zien. Werk je hier niet mee, of heb je ze niet nodig? Dan kun je dit overslaan.
Optie A: doe het zelf
Stap 1: De koppeling instellen
Log in op je GoDutch-account.
Navigeer naar Integraties en selecteer Exact Online.
Klik op Koppelen.
Kies een naam voor je koppeling.
Selecteer welke analytische assen je wilt activeren (als je hier gebruik van maakt).
Klik op Autoriseren om de koppeling af te ronden.
Stap 2: Authenticeren
Je wordt doorgestuurd naar een pagina van Exact Online om in te loggen en je account te authenticeren.
Stap 3: Configureren
Selecteer het bedrijf, de map of de administratie die je wilt koppelen.
Selecteer de juiste journaalpost en een grootboekrekening. Je kiest een tussenrekening als grootboekrekening, meestal 1020 Kruisposten. Je bankrekening staat bewust niet in de lijst, want daar kunnen bankmutaties niet op geboekt worden.
Klik op Verzenden om de configuratie af te ronden.
ℹ️ Zie je het bedrijf of de administratie die je wilt koppelen niet in de lijst staan? Dan moet je de toegestane bedrijven aanpassen in Exact Online:
Open in Exact Online de instellingen voor Import/Export.
Selecteer App-permissies.
Selecteer de app die je aan Exact Online wilt koppelen.
Ga naar het onderdeel Toegestane bedrijven. Hier kun je alle huidige en toekomstige bedrijven toestaan, of via Bedrijven beheren alleen specifieke bedrijven selecteren.
De koppeling staat nu aan! Vanaf nu zullen alle uitgevoerde bankmutaties zichtbaar zijn in je Exact Online-administratie.
☝️ Let op: transacties van vóór het moment waarop de koppeling is gemaakt, worden niet automatisch weergegeven in je Exact Online-administratie. Deze zul je moeten uploaden via een MT940-bestand. Neem contact op met je boekhouder voor hulp hierbij.
Optie B: Nodig je boekhouder/accountant uit in je GoDutch-omgeving en laat hen het proces uitvoeren
Log in op je GoDutch-account.
Navigeer naar Gebruikers en klik op Nieuw.
Vul de persoonsgegevens van het nieuwe teamlid in (dus die van je boekhouder).
Belangrijk: het mobiele telefoonnummer wordt gebruikt voor KYC en identiteitsverificatie. We raden aan om het persoonlijke mobiele nummer van je boekhouder te gebruiken in plaats van een zakelijk nummer.
Stel het gewenste machtigingsniveau in. 'Alleen bekijken'-rechten zijn voldoende voor je boekhouder om de koppeling te maken en rapporten te genereren.
Voeg een adres toe voor dit teamlid. Dit mag een zakelijk adres zijn.
Deel de uitnodigingslink met je boekhouder.
Voilà! Je boekhouder is nu uitgenodigd in je GoDutch-omgeving en kan integraties leggen met Exact Online, bankafschriften downloaden en aangepaste rapporten maken wanneer nodig – zonder dat het jou extra tijd kost.
Problemen oplossen met je boekhoudkoppeling
Werkt je koppeling niet zoals verwacht? Hieronder staan de oorzaken die we het vaakst zien, met de oplossing erbij. Meestal los je het binnen vijf minuten zelf op.
De koppeling staat op groen, maar er komen geen transacties binnen
In Exact Online zijn er twee soorten rechten. De app-rechten in het Beveiligingscentrum staan meestal goed. Wat vaak ontbreekt, is het recht om bankboekingen aan te maken. Alleen bekijken is niet genoeg.
Zo controleer je het in Exact Online:
Ga naar Stamgegevens.
Open Gebruiker.
Ga naar Beheer: Rechten en dan Rollen.
Controleer of de gebruiker de rol Bankboekingen invoeren, wijzigen en verwijderen heeft.
Staat die rol er niet bij? Vraag je Exact-beheerder om hem toe te voegen. Daarna werkt de koppeling, zonder dat je iets opnieuw hoeft in te stellen.
Ik kan mijn bankrekening niet kiezen als grootboekrekening
Dat klopt, en dat is expres. Bankmutaties kunnen niet op de bankrekening zelf geboekt worden, dus de koppeling heeft een tussenrekening nodig. Meestal is dat 1020 Kruisposten. Zoek dus niet naar 1010 of 1001, maar kies je tussenrekening.
⚠️ Heb je je koppeling eerder ingesteld en zie je de melding The account '1010' cannot be used for this scope? Dan staat er nog een bankrekening in je instellingen. Pas de grootboekrekening aan naar een tussenrekening.
De koppeling werkte prima en is ineens gestopt
Je toegang is niet meer geldig. Dat kan een paar oorzaken hebben:
De verbinding is verlopen. Bij Exact Online gebeurt dat automatisch na 30 dagen zonder activiteit.
Iemand heeft de toegang ingetrokken in Exact Online.
Het gebruikersaccount waarmee je hebt gekoppeld bestaat niet meer, of heeft andere rechten gekregen.
De API-sleutel of het token is opnieuw aangemaakt.
Loop deze vier punten na en verbind daarna opnieuw:
Ga in GoDutch naar Integraties en open je boekhoudkoppeling.
Klik op Beheren.
Klik op Opnieuw verbinden.
Log in bij Exact Online en bevestig de toegang.
Je instellingen blijven bewaard. Je hoeft de grootboekrekening en het dagboek niet opnieuw te kiezen.
Transacties van vóór de koppeling ontbreken
Dat klopt. De koppeling stuurt alleen transacties door vanaf het moment dat je hem instelt. Oudere transacties zet je er handmatig in met een MT940-bestand.
Hulp nodig?
Heb je vragen? Neem gerust contact op met ons:
📧 E-mail: [email protected]
💬 Chat: via de app
📞 Telefoon: 020 808 8020
We helpen je graag verder.